Firma electrónica. ¿Es valida en documentos legales?
Oct 23, 2020El desarrollo de la tecnología, el comercio y transacciones electrónicas requieren regulación que otorgue certeza jurídica y seguridad para que los actores económicos elijan esta nueva plataforma para hacer negocios, como ha citado la propia Secretaria de Economía.
Las firmas electrónicas ya inciden en nuestra vida diaria en el comercio electrónico, en el sector financiero y bancario, despachos jurídicos, sector inmobiliario, aseguradoras, etc.
Inclusive derivado de la pandemia diversas autoridades comenzaron a utilizar firmas electrónicas como el Consejo de la Judicatura Federal, quien a partir del 12 de junio de 2020 implemento la Firma Electrónica Certificada en la formalización de instrumentos, oficios y demás documentos que emitan sus áreas administrativas. El Código de Comercio fue reformado en marzo de 2018, considera las firmas electrónicas como:
Artículo 89 - Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio
La diferencia entre firma electrónica simple y firma electrónica avanzada, lo es que la avanzada sea autenticada por un certificado digital y es utilizada principalmente en tramites ante el gobierno como la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. La Ley de Firma Electrónica Avanzada que fue publicada en enero de 2012, fundamenta su uso y validez en México. Según dicha ley, cualquier documento generado electrónicamente o mensaje de datos, podrá utilizar este tipo de forma electrónica.
Artículo 7 - Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.
No obstante, para efectos de transacciones comerciales y empresariales sólo necesitan de un firmado electrónico simple para asegurar la validez jurídica de cualquier contrato.
Con fecha 30 de marzo de 2017, se publicó en el DOF la reforma a la NOM-151-SCFI-2016 "Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos", mediante el cual se establecen los elementos necesarios que describen los procesos involucrados en la
digitalización de documentos en soporte físico a mensajes de datos con el fin de su conservación.
Como requisito de las firmas electrónicas avanzadas se debe contener un certificado digital. El certificado es un mensaje de datos encriptados que es descifrable con dos claves. El firmante (clave privada) y otra la tiene el certificado (clave pública), la utilización de las claves son una exigencia de la tecnología del cifrado. Aún que no utilicen un certificado digital, las firmas electrónicas simples igualmente deben respetar las características antes mencionadas para que sean utilizadas en juicio. Incluido el uso de la criptografía.
En resumen, tanto las firmas electrónicas simples como las firmas electrónicas avanzadas brindan seguridad para cualquier transacción con documentos firmados electrónicamente.
En el firmado electrónico, bien sea simple o avanzado tanto el emisor como el firmante, están involucrados en una transacción segura, que genera registros electrónicos y que garantizan el valor del documento ante una autoridad o juez.
Es necesario que los servicios de Firma Electrónica Avanzada sean ofrecidos por agentes especializados que garanticen seguridad jurídica e informática a los usuarios, los servicios relacionados con firma electrónica avanzada son: la emisión de certificados digitales, sellos digitales de tiempo y constancias de conservación de mensajes de datos conforme a la NOM-151-SCFI-2002.
La Secretaría de Economía acredita a oferentes de servicios de Firma Electrónica Avanzada, denominados Prestadores de Servicios de Certificación (PSC), regulados por el Código de Comercio y su reglamento específico.
Este servicio garantiza que los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al signatario y que están bajo el control exclusivo de éste. El usuario podrá detectar cualquier alteración de la firma electrónica y de sus datos.
La Firma Electrónica Avanzada posee los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y se aplica principalmente en asuntos de orden comercial. Fomenta el comercio electrónico y permite el cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la conservación de datos, motiva la competitividad de las empresas al brindar herramientas que permiten su participación en el mercado nacional e internacional, a fin de disminuir costos.
Este servicio garantiza que los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al signatario y que están bajo el control exclusivo de éste. El usuario podrá detectar cualquier alteración de la firma electrónica y de sus datos.
La Firma Electrónica Avanzada posee los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y se aplica principalmente en asuntos de orden comercial. Fomenta el comercio electrónico y permite el cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la conservación de datos, motiva la competitividad de las empresas al brindar herramientas que permiten su participación en el mercado nacional e internacional, a fin de disminuir costos.
Cabe citar que algunos estados de la Republica Mexicana han emitido Leyes relativas al uso y validez de firmas electrónicas y/o medios electrónicos.
FUNDAMENTOS LEGALES
El 13 de junio de 2003, se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF), la reforma al Código de Comercio que adiciona el Título Tercero, al que denomina "Del Comercio Electrónico", con el que se otorga facultades a la Secretaría de Economía para acreditar a las Personas Físicas y Jurídicas que deseen ofrecer Servicios de Firma Electrónica de uso exclusivo para la materia mercantil. El 19 de julio de 2004, se publicó en el DOF el Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación, que establecen las Reglas de Operación bajo las cuales se regirán las Personas Físicas y Jurídicas antes, durante y después de haber obtenido la Acreditación de la Secretaría de Economía (SE), para prestar Servicios de Firma Electrónica de uso exclusivo para la materia mercantil. El 10 de agosto de 2004, se publicó en el DOF las Reglas Generales a las que deberán sujetarse los Prestadores de Servicios de Certificación que establecen los elementos humanos, materiales, económicos y tecnológicos, los procedimientos con los que tiene que cumplir el Prestador de Servicios de Certificación para el ofrecimiento de Servicios de Firma Electrónica Avanzada, así como las facultades de supervisión con que cuenta la Secretaría de Economía para auditarlos. El 08 de abril de 2016, se publicó en el DOF, la reforma al Código de Comercio que establece CAPÍTULO I Bis denominado "De la Digitalización", con el que se pretende contribuir a la agilización y optimización procesos de digitalización, almacenamiento y conservación de la diversa documentación generada en el desarrollo cotidiano de las sociedades mercantiles. Con fecha 30 de marzo de 2017, se publicó en el DOF la reforma a la NOM-151-SCFI-2016 "Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos", mediante el cual se establecen los elementos necesarios que describen los procesos involucrados en la digitalización de documentos en soporte físico a mensajes de datos con el fin de su conservación.
Luis Ignacio López Rodríguez - Socio
luisignacio@kroy.com.mx
English version below.
Electronic signatures: is it valid for legal documents?
Technology development, commerce and electronic transactions require regulations that guarantee legal and security certainty for economic actors to choose a new business platform, as the Secretaría de Economía itself has declared.
Electronic signatures (ES) already influence our everyday life in electronic commerce (e-commerce), the financial and banking sectors, legal firms, real estate, insurers, etc.
Amidst the pandemic, several authorities have started the use of ES, like the Consejo de la Judicatura Federal, that from June 12, 2020 onwards, implemented the Certified Electronic Firm (Firma Electrónica Certificada) in the formalization of instruments and legal documents emitted by its administrative areas. The Code of Commerce reformed in March 2018 considers electronic signatures as:
Article 89 – Electronic data recorded in a Data Message, or attached or logically associated to it via any technology, that is used to identify the Signatory in relation to the Data Message and indicate that the Signatory approves of the contained information within the Data Message, that produces the same legal effects as an autograph signature, being admissible as trial evidence.
The difference between the simple and advanced electronic signatures (SES/AES) is that the latter is authenticated by a digital certificate and is mainly used in government paperwork in institutions like the Secretaría de Hacienda y Crédito Público. The Advanced Electronic Signature Law published in January 2012, authorizes its use and validity in Mexico. According to the Law, any electronically generated document or data message can use this kind of electronic form.
Article 7 – Electronic documents and data messages that have an advanced electronic signature will produce the same effects than those presented with an autograph signature, and, in consequence, possess the same probatory value that the applicable dispositions give them.
Nevertheless, for business and commercial transactions effects, only a SES is needed to ensure the legal validity of any contract.
As of March 30, 2017, the reform to NOM-151-SCFI-2016 was published in the Diario Oficial de la Federación (DOF), “Observable Requirements for the Preservation of Data Messages and Document Digitalization”, that establishes the necessary elements to describe the involved processes for the document digitalization in physical media to data messages to guarantee their conservation.
An AES requirement is the possession of a digital certificate. This certificate is an encrypted data message that is decipherable with two keys, one owned by the signatory (private key) and the second one established in the certificate (public key). The use of the keys is a requirement of the encryption technology. Although a digital certificate might not be used, the SES must equally respect the previously mentioned characteristics to be used in a trial, including the use of cryptography.
In summary, both SES and AES guarantee safety in any transaction that involves electronically signed documents.
In ES, whether simple or advanced, both the transmitter as well as the signatory are involved in a safe transaction that generates electronic registration and guarantees the document’s value before an authority or judge.
It is necessary for the AES services to be offered by specialized agents that guarantee legal and informatic security to the users. The related services to the Advanced Electronic Signature are the emission of digital certificates, digital time stamps and digital messages’ conservation records according to NOM-151-SCFI-2002.
The Secretaría de Economía credits Advanced Electronic Signature service providers called Certification Service Providers (Prestadores de Servicios de Certificación, PSC), regulated by the Code of Commerce and its specific regulation.
This service guarantees that the signature’s data creation corresponds exclusively to the signatory and are under its exclusive control. The user can detect any alteration in the ES and its data.
The AES has the same legal effects than an autograph signature and is mainly applied in commercial affairs. It promotes e-commerce and allows the compliance of legal mandates related to data conservation and motivates business competitivity while providing tools that allow its participation in national and international markets to diminish costs.
It is important to say that some states in the Mexican Republic have emitted laws related to the use and validity of electronic signatures and/or electronic media.
LEGAL BASES
On June 13, 2003, it was published in the DOF the reform to the Code of Commerce, which adds to the Third Title, named “About Electronic Commerce”, that grants powers to the Secretaría de Economía to credit natural and legal persons that wish to provide Electronic Signature Services of exclusive use in matters of trade. On July 19, 2004, it was published on the DOF the Regulation of the Code of Commerce in the Matter of Certification Services Providers, that establishes the Operation Rules by which natural and legal persons will be governed before, during and after obtaining the Accreditation from the Secretaría de Economía to provide ES Services of exclusive use in matters of trade. On August 10, 2004, it was published on the DOF the General Rules to which the Certification Services Providers must comply and establish the human, material, economical, and technological elements, the procedures that must be covered by the Certification Services Provider to the offering of Advanced Electronic Signature Services, as well as the supervisory powers the Secretaría de Economía has to audit them. On April 8, 2016, it was published on the DOF, the reform to the Code of Commerce that establishes Chapter I Bis named “About Digitalization”, with which it is intended to contribute to the streamlining and optimization of digitalization, storage, and conservation processes regarding the diverse documentation generated by the daily development of trade societies. On March 30, 2017, it was published on the DOF the reform to NOM-151-SCFI-2016 “Requirements observable for the conservation of data messages and document digitalization” by which the necessary elements are established to describe the involved processes in the document digitalization of physical media to data messages to guarantee their conservation.